Политика компании по обработке персональных данных

English version below

Для чего разработана в СТОКМАНН настоящая Политика. Ваши персональные данные являются для СТОКМАНН конфиденциальной, строго охраняемой информацией.

Настоящая Политика основана на законодательстве Российской Федерации и принципах ведения бизнеса компанией СТОКМАНН.

Общие принципы Политики распространяются на все случаи получения, хранения, передачи, распространения и другой обработки полученной СТОКМАНН информации о физических лицах, которая отнесена законом к их персональным данным (любая информация, позволяющая идентифицировать его личность без дополнительных сведений).

Основная задача разработки и внедрения Политики — защита персональных данных от несанкционированного доступа, разглашения и незаконного использования.

Какого рода персональные данные запрашивает у Вас СТОКМАНН

Для выполнения прямых требований закона и для налаживания эффективного сотрудничества мы просим Вас предоставить СТОКМАНН минимально необходимую информацию, позволяющую идентифицировать Вас в той или иной ситуации. В зависимости от конкретной задачи может понадобиться в различных сочетаниях следующее: фамилия, имя, отчество, место жительства/пребывания, паспортные данные, номер заграничного паспорта, образец личной подписи, номер страхового свидетельства (СНИЛС), ИНН, образование, профессиональные навыки, номер телефона, адрес электронной почты, информация о воинской обязанности, состав семьи и прочее.

Причины, по которым следует предоставить Ваши персональные данные по запросу СТОКМАНН

Предоставленные персональные данные позволят нам обеспечить максимальную оперативность в общении с Вами, быть на связи для обсуждения Ваших предложений и вопросов, проводить маркетинговые исследования, помогая улучшить уровень обслуживания, совершенствовать перечень наших услуг. Предоставление Вами данных в электронном виде через web-сайт СТОКМАНН позволит Вам сэкономить время — получить оперативный ответ на свое обращение или направить заявку на вакантную должность без посещения офиса Отдела персонала.

Вы самостоятельно принимаете решение, выполнять ли действия, для которых требуется предоставление персональной информации. Однако если вы не желаете предоставить запрашиваемые личные данные, возможно, Вам не удастся выполнить до конца запланированное Вами мероприятие.

Способы использования Ваших персональных данных в СТОКМАНН

• Формируем банк резюме и проводим первичный отбор кандидатов при получении от Вас заявки на вакантные должности в СТОКМАНН;
• Оформляем документы при заключении с Вами и исполнении условий трудового договора с целью соблюсти Ваши права и предоставить Вам предусмотренные законом гарантии, соблюдать корпоративные правила и внутренние процедуры СТОКМАНН;
• Используем при отправке Вам почтовых отправлений и электронной почты в ответ на Ваши обращения;
• Используем при заключении с Вами и исполнении гражданских договоров, в случае если Вы оказываете нам услуги или выполняете для нас работы;
• Формируем клиентскую базу и используем Ваши данные для сообщения о программах обслуживания, рекламных акциях и распродажах, других кампаниях СТОКМАНН в рамках льготного обслуживания постоянных покупателей.

Мы используем предоставленные Вами данные и в других случаях, но всегда на условиях строгого соблюдения законов Российской Федерации и конфиденциальности.

Меры защиты Ваших персональных данных в СТОКМАНН

Для того, чтобы гарантировать защиту Ваших персональных данных, СТОКМАНН использует комплекс соответствующих мер. Хранение персональной информации осуществляется в защищенных локальных сетях, доступ к которым может быть предоставлен только ограниченному кругу лиц, имеющих особые права и берущих на себя ответственность за соблюдение конфиденциальности.

Несмотря на эти меры, когда персональные сведения передаются через Интернет-каналы, всегда имеется риск их перехвата третьими лицами, воспрепятствовать которому СТОКМАНН не имеет технической возможности. СТОКМАНН предпринимает все необходимые меры защиты Ваших персональных данных, но не может дать безусловных гарантий сохранности информации, которую Вы делаете доступной через Интернет. СТОКМАНН осознает свою ответственность по защите информации, которую вы нам доверяете, и применяет надежные и современные способы ее защиты.

Кто и для чего имеет доступ к Вашим персональным данным в СТОКМАНН

• Учредители, акционеры, Совет директоров СТОКМАНН в рамках корпоративной Политики.
• Руководитель компании в рамках должностных обязанностей.
• Отдел персонала — при подборе кандидатов, ведении кадрового делопроизводства в отношении работников,
• Бухгалтерия — при расчете и начислении заработной и иных платежей платы работникам, исполнении Предприятием обязанностей налогового агента работников и плательщика обязательных взносов и платежей, открытии счетов в банке для перечисления заработной платы, получении страхового свидетельства и страховых полисов, др.
• Менеджеры, руководители подразделений — для заключения и исполнения договоров с физическими лицами.
• Специалисты таможенного отдела — для исполнения таможенного законодательства и договоров с таможенным брокером и декларантами.
• Отдел маркетинга — для льготного обслуживания в программах для Постоянных покупателей.
• Отдел информационных технологий — для администрирования внутренней компьютерной сети Предприятия и web-сайта компании.
• Юридический отдел в рамках должностных обязанностей.
• Другие работники СТОКМАНН, в предусмотренных законом или не противоречащих ему случаях при условии соблюдения внутренних процедур доступа и дачи письменного обязательства о неразглашении.

Кто управляет доступом к Вашим персональным данным в СТОКМАНН

СТОКМАНН использует различные технические способы защиты вашей личной информации, включая специальные службы разграничения прав доступа, брандмауэры и шифрование информации при передаче данных по сетям операторов связи. Данные решения защиты предоставлены компаниями, являющимися лидерами рынка и имеющими международно-признанную репутацию надёжных поставщиков.

Обеспечением соответствия в СТОКМАНН процесса сбора, обработки и хранения персональных данных действующему законодательству, локальным нормативным актам и настоящей Политике управляет должностное лицо, назначенное специальным приказом и несущее персональную ответственность за нарушения.

Доступ к персональным данным строго регламентирован и обусловлен дачей письменного обязательства о неразглашении. Работники СТОКМАНН несут дисциплинарную ответственность за соблюдение установленного порядка доступа.

Исключительные случаи, в которых СТОКМАНН может передавать персональные данные без Вашего предварительного согласия

СТОКМАНН ограничивается только минимально необходимым объемом информации в случаях, когда ее раскрытие, обработка и предоставление необходимо.

СТОКМАНН в связи с осуществлением своей деятельности может осуществлять трансграничную передачу данных на территории следующих иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных и являющихся сторонами Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г., ETS N 108: Финляндия, Дания, Швеция, Латвия, Литва, Эстония, Кипр, Украина.

Согласно действующему законодательству, СТОКМАНН имеет право без получения Вашего согласия осуществить обработку персональных данных:

• для выполнения СТОКМАНН обязательных требований законодательства РФ и международных договоров;
• для осуществления правосудия, для соблюдения законодательства об исполнительном производстве;
• для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому Вы являетесь, а также для заключения договора по Вашей инициативе или договора, по которому Вы будете являться выгодоприобретателем или поручителем;
• для защиты Ваших жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов, если мы не имеем возможности получить Ваше согласие;
• для осуществления прав и законных интересов СТОКМАНН или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются Ваши права и свободы;
• в случае, когда данные приобрели общедоступный характер по Вашей инициативе;
• в других случаях, предусмотренных законом.

Общие принципы передачи СТОКМАНН Ваших персональных данных третьим лицам

Мы не публикуем, не продаем, не передаем в аренду и иными способами не раскрываем ваши персональные данные третьим лицам, если Вы не дали своего согласия или не попросили нас об этом.

Наши координаты

123610, РФ, г. Москва, Краснопресненская набережная 12, офис 1001.

Акционерное общество «СТОКМАНН».

ОГРН 1037717018228

ИНН 7717145242

https://stockmann.ru/

Приложение № 1
к Официальной политике СТОКМАНН в России в области защиты персональной информации

Особенности политики конфиденциальности данных в отношении Участников Программы лояльности универмагов Стокманн (далее — Участник программы)

Контролер

Лицо, ответственное за решение вопросов, относящихся к архиву персональных данных

Менеджер по программе лояльности

Тел. +7 495 739 86 54

Наименование архива

Перечень Участников программы

Цель обработки персональных данных

Персональные данные обрабатываются с целью управления услугами для покупателей и их совершенствования с помощью проведения покупательских исследований, предложения и оказания сопутствующих услуг. Кроме того, персональные данные обрабатываются в связи с планированием, анализом и совершенствованием бизнес процессов компаний, принадлежащих к группе Стокманн, включая их рекламу и продвижение, которое может включать в себя рекламные услуги и продукты, предоставляемые партнерами Стокманн. Информация о покупках и посещениях, содержащаяся в архиве также может быть использована для формирования предложений и определения их целевой аудитории, льгот и других маркетинговых мер, включая формирование и определение целей по коммуникациям с покупателями с целью повышения заинтересованности сторон.

Информация, содержащаяся в архиве ПП

• Основная информация о покупателях, а именно ФИО, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, пол и язык.
• Информация, относящаяся к статусу Постоянного Покупателя, а именно тип и номер Карты Постоянного Покупателя.
• Информация, относящаяся к использованию карты Стокманн, в частности информация о визитах и покупках, регистрируемая картой, в том числе данные об объемах покупки.
• Информация, относящаяся к способам связи с покупателем, в том числе для использования маркетинговых рассылок.
• Информация о прямых допусках к данным Покупателя и запретах доступа.

Источники информации

Заявления (Анкеты) покупателей о получении уровня Участника Программы; общеизвестная информация, полученная с соблюдением закона, информация о покупках и посещениях, зарегистрированных с помощью Карты Постоянного Покупателя Стокманн.

Покупатель в заявлении о получении уровня Участника программы подтверждает собственноручной подписью свое согласие на обработку персональных данных в целях и способами, указанными в данном документе.

Раскрытие информации за пределами Европейского Союза или Европейской Экономической Зоны

Данные архива Участников Программы не будут передаваться третьим лицам за пределами компании Стокманн, за пределы Европейского Союза и Европейской Экономической Зоны, кроме случаев, когда этого допускает закон.

Принципы безопасности архива персональных данных

Архив данных Участников Программы хранится в электронном виде. Архив защищен от внешнего доступа соответствующим образом с использованием сетевых экранов и других средств безопасности. Архив Заявлений (Анкет) хранится в бумажном виде в течение срока, предусмотренного законом. Доступ к использованию и обработке данных имеют только уполномоченные лица. Каждое лицо, имеющее допуск к архиву, получает персональный идентификационный номер и пароль. Все лица, имеющие допуск к архиву, дают подписку о неразглашении информации.

Право на проверку, исправление и запрет использования своих персональных данных

Покупатели имеют право проверять, какая относящаяся к ним информация хранится в архиве персональных данных. Чтобы это проверить, необходимо направить запрос в письменной форме ответственному лицу:
Менеджер по программе лояльности
АО Стокманн
123610, Москва, Краснопресненская набережная 12, офис 1001.

Запрос о проверке может быть также подан лично в Отделе Обслуживания покупателей в ТЦ Стокманн в России. При личной подаче заявления о проверке покупатель обязан предъявить документ, удостоверяющий личность. Получение запроса на проверку лично в ТЦ Стокманн должно быть подтверждено подписью сотрудника Отдела Обслуживания Покупателей. Стокманн отвечает на запрос проверки данных в письменной форме. В случае выявления некорректных данных, Покупатель имеет право сделать запрос на исправление ошибок.

OFFICIAL STOCKMANN POLICY IN RUSSIA
IN PERSONAL DATA SECURITY

What is the purpose of developing of the present policy by STOCKMANN Your personal information is confidential, strictly protected information for STOCKMANN.

The present Policy is based on the legislation of the Russian Federation and the principles of business in STOCKMANN.

The general principles of Policy extend on all cases of receiving, storage, transfer, distribution and other processing of information on individuals (personal data) which is carried by the law to their personal information (any information, allowing to identify his personality without additional data) received by STOCKMANN.

The main objective of development and deployment of Policy — protection of personal information against unauthorized access, disclosure and illegal use.

What kind of your personal data is requested by STOCKMANN

For implementation of direct requirements of the law and for adjustment of effective cooperation we ask you to provide to STOCKMANN just the necessary minimum of information, allowing to identify you in this or that situation. Depending on a specific objective the following can be necessary in various combinations: surname, name, middle name, residence/stay place, passport data, number of the international passport, sample of the personal signature, number of the insurance certificate (SNILS), INN, education, professional skills, phone number, e-mail address, information on a conscription, structure of a family and other.

Reasons to submit your personal data upon STOCKMANN’s request

The provided personal information will allow us to provide the maximum efficiency in communication with you, to be in contact for discussion of your offers and questions, to conduct market researches, helping to improve level of service, to improve the list of our services. Providing of your data in electronic form through the STOCKMANN web site will allow you to save time — to receive an efficient answer to your request or to direct an application to a vacant position without a visit to the Personnel Department office.

You independently make the decision, whether to carry out actions for which providing personal information is required. However if you don’t wish to provide required personal data, probably, you won’t manage to execute action up to the end planned by you.

Ways of usage of your personal data in STOCKMANN

• We form a data bank of summaries and make primary selection of candidates after receiving of your application to vacancies in STOCKMANN;
• We process documents at the conclusion with you and at execution of conditions of the employment contract with the purpose to observe your rights and to provide you the guarantees provided by the law, to observe corporate rules and STOCKMANN internal procedures;
• We use it when sending to you mailings and e-mail in reply to your requests;
• We use it at the conclusion and performance of civil contracts with you in case you render us services or you perform for us works;
• We form client data base and we use your data for messages on service programs, advertizing campaigns and sales, other STOCKMANN campaigns within preferential service of loyal customers.

We also use the data provided by you in other cases, but always on the terms of strict observance of laws of the Russian Federation and confidentiality.

Means of security of your personal data in STOCKMANN

To guarantee protection of your personal information STOCKMANN uses a complex of the appropriate measures. Storage of personal information is carried out in the protected local networks, access to which can be provided to only a limited circle of people, having the special rights and assuming responsibility for confidentiality observance.

Despite these measures when personal data are transmitted through Internet channels, always there is a risk of their interception by the third parties, which STOCKMANN has no technical capability to prevent. STOCKMANN undertakes all necessary measures of protection of your personal information, but can’t give unconditional guarantees of safety of information which you make available on the Internet. STOCKMANN realizes the responsibility on information security which you trust us, and applies reliable and modern ways of its protection.

Who has an access to your personal data in STOCKMANN and for what purposes

• Founders, shareholders, STOCKMANN Board of directors within corporate Policy.
• The head of the company within functions.
• Personnel department — at selection of candidates, conducting personnel office-work concerning workers,
• Accounts department — at calculation and charge wage and other payments of a payment to employees, execution by the Company of duties of the tax agent of employees and the payer of obligatory contributions and payments, opening of bank accounts for salary transfer, obtaining the insurance certificate and insurance policies, other.
• Managers, heads of divisions — for the conclusion and performance of contracts with individuals.
• Customs department — for performance of the customs legislation and contracts with the customs broker and customs applicants.
• Marketing department — for preferential service in programs for Regular customers.
• IT Department — for administration of an internal computer network of the Enterprise and a company web site.
• Legal department within functions.
• Other STOCKMANN employees in legally provided cases or in cases not contradicting to the law on condition of observance of internal procedures of access and making the written obligation about nondisclosure.

Who is managing your personal data access in STOCKMANN

STOCKMANN uses various technical ways of protection of your personal information, including special services of differentiation of access rights, fireproof walls and information enciphering at data transmission on networks of communications operators. These solutions of protection are provided by the companies being leaders of the market and having international and recognized reputation of reliable suppliers.

Ensuring compliance of STOCKMANN process of collecting, processing and storage of personal information to the current legislation, local regulations and the real Policy is controlled by the official appointed by the special order and bearing personal responsibility on violations.

Access to personal information is strictly regulated and caused by making the written obligation about nondisclosure. STOCKMANN employees bear disciplinary responsibility for observance of an established order of access.

Exceptional cases when STOCKMANN can transfer your personal data without you preliminary consent

STOCKMANN is limited only to minimum necessary volume of information in cases when its disclosure, processing and granting is necessary.

STOCKMANN in connection with its business activity can carry out cross-border data transmission in the territory of the following foreign states providing adequate protection of the rights of subjects of personal information and being the parties of the Convention on protection of individuals at automated processing of personal information from January 28, 1981, ETS N 108: Finland, Denmark, Sweden, Latvia, Lithuania, Estonia, Cyprus, Ukraine.

According to the current legislation, STOCKMANN has the right to carry out without receiving your consent to process the following personal information:

• for performance by STOCKMANN of obligatory requirements of the legislation of the Russian Federation and international treaties;
• for justice implementation, for observance of the legislation on executive production;
• for performance of the contract, which party or the beneficiary or the guarantor on whom you are, and also for the conclusion of the contract on your initiative or contracts under which you will be the beneficiary or the guarantor;
• for protection of your life, health or other vital interests if we have no opportunity to receive your consent;
• for implementation of the rights and legitimate interests of STOCKMANN or the third parties or for achievement of socially significant purposes provided that your rights and freedoms thus aren’t violated;
• in a case when data gained public character on your initiative;
• in other cases provided by the law.

General principles of transfer of your personal data to third parties

We don’t publish, we don’t sell, we don’t lease and in other ways we don’t open your personal information to third parties if you didn’t give the consent or didn’t ask us about it.

Our contact information

STOCKMANN JSC
123610 Moscow Russia, Krasnopresnenskaya nab.12,
WTC office 1001
OGRN 1037717018228
INN 7717145242
https://stockmann.ru/

Appendix No.1
to the Official STOCKMANN policy in Russia in personal data security

Stockmann Loyal Customers register privacy policy

Controller

Name of file

Stockmann Loyal Customers register

The purpose of processing personal data

Personal data is processed in order to manage and develop loyal customership services, such as implementing loyal customer surveys, and to offer and provide related services. In addition, personal data is processed in conjunction with planning, analysing and developing the business activities of companies belonging to the Stockmann group as well as marketing thereof which may include marketing products and services provided by cooperation partners selected by Stockmann. Purchasing and visiting information contained in the register may also be used for profiling and targeting offers, benefits and other marketing measures, as well as for profiling and targeting customer communications in such a way as to make them interesting to the parties in the file.

Data content of the file LC

• Basic customer information such as first and last names, address, telephone number, e-mail address, date of birth or social security number, gender and language.
• Information related to loyal customership, such as loyal customer number and level of customership.
• Information related to the Stockmann card, such as card type, features, date of commencement of loyal customership, card period of validity and additional cards.
• Information on the use of the Stockmann card, such as purchasing and visiting information registered on the card, as well as purchase volume information.
• Information necessary for managing customership, such as information related to contacting the customer and marketing.
• Information about direct marketing permissions and prohibitions.

Regular sources of information

Customer’s application (questionnaire) for a loyal customership status;, generally-known data received in a legally compliant way, purchase and visit information accrued by the use of the Stockmann card.

Customer shall put his signature in the Loyal customership application about his consent for operation of his personal data in purposes and by means described herein.

Regular destinations of disclosed data to countries outside the European Union or the European Economic Area

Loyal customer register data will not be transferred to third parties outside the Stockmann group, outside the European Union or the European Economic Area, except when permitted by law.

Data file security principles

The loyal customer database is stored electronically. The file is secured from outsiders in an appropriate manner using firewalls and other technical security measures. The archive of Applications (Questionnaires) is stored as a paper printout.

Only designated people have the right to use and maintain file data. Each user has a personal user ID and password. The users are bound to secrecy.

Inspection, rectification and prohibition rights

Customers have the right to inspect what information related to them has been stored in the personal data file. For such an inspection a written and signed inspection request should be sent to:
Loyal manager
STOCKMANN JSC
123610 Moscow Russia, Krasnopresnenskaya nab.12,
WTC office 1001

An inspection request can also be presented in person at the Loyal Customer Service departments at Stockmann department stores in Russia. When presenting an inspection request in person, the customer must present valid official proof of identity. An inspection request presented in person must be confirmed by signing a request form.

Stockmann responds to data inspection requests in writing.

If the customer data has inaccuracies or deficiencies, the customer may present a request to rectify the errors from the controller.

Customers have the right to prohibit the use of their information for direct marketing by notifying Stockmann’s Loyal Customer Service, by letter to a person in charge of matters related to the personal data file, or by e-mail to E-MAIL ADDRESS loyalty@stockmann.ru or in written to the responsible person:
Loyal manager
STOCKMANN JSC
123610 Moscow Russia, Krasnopresnenskaya nab.12,
WTC office 1001

This document is to be applied throughout Russian Federation.